Berechtigungen verwalten

1. Einleitung

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Im Fenster Berechtigungen können Sie die erforderlichen Berechtigungen für die Benutzer und Benutzergruppen ihres Unternehmens festlegen.

Sie können im Fenster ‘Berechtigungen für Dateneigentum’ auch Berechtigungen zum Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Dokumenten erteilen.

Open

Nur ein Benutzer, der als Superuser definiert ist (Administration/Definition/Allgemein/Benutzer) kann auf das Untermenü Berechtigungen zugreifen und Berechtigungen für andere Benutzer erteilen.

Open

Ein als Superuser definierter Benutzer hat die volle Berechtigung für alle Module und Funktionen von SAP Business One, und es ist nicht möglich, die Berechtigungen für diesen Benutzer zu ändern.

Wenn innerhalb eines Moduls verschiedene Komponenten unterschiedliche Berechtigungen haben, wird die Modulberechtigung als ‘Verschiedene Berechtigungen’ angezeigt.

Wenn Sie beispielsweise im Verkaufsmodul über die volle Berechtigung für das Verkaufsangebot verfügen, aber keine Berechtigung für den Kundenauftrag haben, wird „Verkauf“ als „Verschiedene Berechtigungen“ angezeigt.

Dieses Dokument bezieht sich auf eine Professional-User-Lizenz. Andere Lizenztypen verfügen über einen festen Satz an Berechtigungen.

2. Berechtigungsfenster

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Der Hauptbereich des Berechtigungsfenster enthält eine Liste von Modulen und Funktionen. Um den Inhalt zu erweitern, wählen Sie neben einem Modul oder einem Funktionsnamen.

In der Spalte rechts neben den Funktionsnamen wird der für das Modul, das Fenster, die Funktion oder die Aktion gewährte Berechtigungstyp angezeigt.

i Hinweis

Im Fenster Berechtigungen erscheinen die Funktionen in einer hierarchischen Struktur. Das Symbol „Erweitern“ in einer Zeile zeigt an, dass die Funktion zusätzliche Funktionen auf einer niedrigeren Ebene enthält. Die eingestellten Berechtigungen auf einer höheren Ebene gelten für alle Funktionen einer niedrigeren Ebene. Um jede Funktion auf niedrigerer Ebene einzeln einzustellen, wählen Sie um die Hierarchie zu erweitern und legen Sie die Berechtigungen für die spezifische Funktion fest.

Um das Fenster Berechtigungen zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie im Hauptmenü von SAP Business One die Option Administration/Systeminitialisierung/Berechtigungen/Allgemeine Berechtigungen.

Mit der Berechtigungsgruppe können Sie die Berechtigungen entweder für einen einzelnen Benutzer oder für einen Gruppentyp von Benutzern festlegen.

2.1 Berechtigungen für Benutzer

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Um Berechtigungen für einen Benutzer zu definieren, wählen Sie den Benutzer auf der Registerkarte Benutzer auf der linken Seite des Fensters aus.

Sie können das Kontrollkästchen „Gesperrte Benutzer ausblenden“ aktivieren, um Benutzer auszublenden, für die das Kontrollkästchen „Gesperrt“ aktiviert ist

Benutzer – Definition Fenster

Berechtigungsprofile für einen bestimmten Benutzer definieren

Wählen Sie in der Spalte „Berechtigung“ eine der folgenden Optionen für den entsprechenden im angezeigten Betreff aus

Betreffspalte:

• Volle Berechtigung: Gewähren Sie dem Benutzer vollständige Autorisierungen für den Betreff

• Anzeigeberechtigung: Der Benutzer kann alle Daten des Betreffs anzeigen, aber keine Änderungen daran vornehmen

• Keine Berechtigung: Der Benutzer kann keine Daten des Betreffs anzeigen oder ändern

Effektive Berechtigung für einen Benutzer

In dieser Spalte wird die resultierende Berechtigung angezeigt, die der aktuelle Benutzer für den Betreff hat. Es ist das Höchste

Berechtigungsstufe, die auf den Benutzer angewendet wird, unter Berücksichtigung der für ihn definierten Berechtigung und der Benutzergruppe

oder Gruppen, zu denen es gehört.

i Beispiel

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Der Benutzer alex ist der Benutzergruppen Finanzen und Verkauf zugewiesen.

Für einen bestimmten Berechtigungsgegenstand:

• alex-Berechtigung = verschiedene Berechtigungen

• Berechtigung der Benutzergruppe Finanzen = Volle Berechtigung

• Berechtigung der Benutzergruppe Verkauf = Keine Berechtigung

Als Ergebnis gilt die effektive Berechtigung = Volle Berechtigung.

i Hinweis

Die Berechtigungen auf Fensterebene haben die höchste Priorität gegenüber denen auf Feld-, Registerkarten- oder anderen Unterebenen. Wenn ein Benutzer nicht auf ein bestimmtes Fenster zugreifen kann, kann der Benutzer auf keine Elemente des Fensters zugreifen, es sei denn, der Benutzer verfügt über die Berechtigung eines autorisierten Benutzers und kann dessen Anmeldeinformationen bereitstellen.

Geben Sie im daraufhin angezeigten Fenster „Ausnahmeberechtigung“ den berechtigten Benutzer ein.

2.2 Berechtigungen für Benutzergruppen

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Um Berechtigungen für eine Benutzergruppe zu definieren, wählen Sie auf der Registerkarte „Gruppen“ auf der linken Seite des Fensters eine Benutzergruppe aus.

Berechtigungsprofile für eine Benutzergruppe definieren

Wählen Sie in der Spalte „Berechtigung“ eine der folgenden Optionen für den entsprechenden im angezeigten Betreff aus

Betreffspalte:

• Volle Berechtigung: Gewähren Sie allen Benutzern in der Gruppe vollständige Berechtigungen für den Betreff

• Anzeigeberechtigung: Alle Benutzer der Gruppe können alle Daten des Betreffs anzeigen, aber keine Änderungen daran vornehmen

• Keine Berechtigung: Alle Benutzer der Gruppe können keine Daten des Betreffs anzeigen oder ändern

2.3 Berechtigungsprofile von einem Benutzer auf einen anderen Benutzer kopieren

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Stellen Sie sicher, dass die Benutzer bereits im Unternehmen definiert sind.

Nachdem Sie die allgemeinen Berechtigungen für eine bestimmte Verwendung definiert haben, können Sie deren Berechtigungsprofil auf einen anderen Benutzer kopieren.

So kopieren Sie Berechtigungen auf einen Benutzer:

1. Wählen Sie im Fenster „Berechtigungen“ auf der linken Seite einen Benutzer aus, der über die gewünschten Berechtigungen verfügt, die kopiert werden sollen

2. Ziehen Sie den Benutzernamen per Drag & Drop auf den Namen des Benutzers, auf den Sie die Berechtigungen kopieren möchten.

3. Wählen Sie im Fenster „Systemmeldung“ die Option „Kopieren“.

4. Wählen Sie „Aktualisieren“ und dann „OK“.

5. Der zweite Benutzer hat nun die gleichen Berechtigungen wie der erste.

Kopieren der Berechtigungen auf einen oder mehrere Benutzer:

1. Wählen Sie einen Benutzer und gehen auf ‘Berechtigungen kopieren’

2. Danach können ein oder mehrere Benutzer ausgewählt werden, auf die die Berechtigungen kopiert werden sollen.

Beim Ändern von Berechtigungen in SAP Business One gilt folgendes Verhalten:

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• Wenn Sie die Berechtigung eines übergeordneten Artikels ändern, beispielsweise von „Keine Berechtigung“ auf „Volle Berechtigung“, wird die Änderung wird automatisch auf alle darunter liegenden untergeordneten Berechtigungen angewendet.

• Wenn Sie den übergeordneten Artikel in „Anzeigeberechtigung“ ändern, eine oder mehrere der untergeordneten Berechtigungen jedoch nicht die Option „Anzeigeberechtigung “ enthalten, wird diese untergeordnete Berechtigung auf den Wert „Keine Berechtigung“ gesetzt.

• Wenn Sie eine Berechtigung ändern, die einen übergeordneten Artikel hat und dieser übergeordnete Artikel ein Anwendungsfenster (z. B. die Berechtigung für das Fenster Geschäftspartnerstammdaten unter Geschäftspartner im Berechtigungsbaum) dargestellt wird, wird der übergeordnete Artikel nicht beeinflusst. Die Berechtigung, die es vor der Änderung der untergeordneten Berechtigung hatte, bleibt erhalten.

• Wenn Sie eine Berechtigung ändern, die einen übergeordneten Artikel hat und dieser übergeordnete Artikel ein Menüpunkt in SAP Business One, jedoch ohne Anwendungsfenster (z. B. Definition unter Administration im Berechtigungsbaum) gilt folgendes Verhalten:

• Wenn nach der Änderung der untergeordneten Berechtigung die Werte der untergeordneten Berechtigungen in einem Berechtigungsbereich variieren (z. B. ist eine untergeordnete Berechtigung auf „Keine Berechtigung “ eingestellt und die anderen auf „Volle Berechtigung“ eingestellt sind, wird der übergeordnete Artikel mit dem Wert „Verschiedene Autorisierungen“ festgelegt.

• Wenn nach der Änderung der untergeordneten Berechtigung, alle den gleichen Wert haben, wird die übergeordnete Berechtigung auf den gleichen Wert gesetzt.